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Abbiamo trovato alcuni spunti interessanti in questo articolo comparso a maggio 2017 sul sito della Harvard Business Review. Ve li sintetizziamo, sperando che anche voi possiate trovarli utili.

Quando affrontiamo un viaggio in un paese lontano, siamo soliti informarci prima su come faremo a comunicare con gli abitanti del paese e su come raggiungere i siti turistici.

Allo stesso modo sarebbe utile, nel momento in cui si assume la responsabilità di un team, dedicare del tempo a incontri diretti e alla creazione di un linguaggio comune con il team. Se il team sa come ami lavorare e come pensi di gestirli, è più facile che arrivino rapidamente buoni risultati. E se il nuovo capo sa come piace lavorare e comunicare ai suoi lavoratori, potrà risparmiare tempo nel dare istruzioni e gestire il follow up.

L’articolo, dopo aver raccontato il caso di un capo subito entrato in conflitto con il suo team, suggerisce uno strumento, a nostro parere molto interessante, per ovviare a questo tipo di problemi.

Si tratta di condividere con il team una tabella di comportamenti specifici del proprio stile manageriale e di come vorreste che i collaboratori “rispondano” ad ogni comportamento.

Ad esempio:

Il mio stile
Come rispondere al mio stile
Cerco di capire ogni cosa in profondità, ponendo molte domande di esplorazione
Siate coinvolti e discutete con me per formulare la soluzione migliore
Scherzo con le persone che conosco bene
Ditemi se i miei scherzi possono farvi sentire a disagio o inadeguati
Non sono un mattiniero
Evitate di pianificare meeting per decisioni importanti prima delle 10

La tabella viene condivisa con i collaboratori, che a loro volta preparano la propria “tavola degli stili” e ognuno pone domande agli altri su quanto hanno scritto. Questo esercizio crea una grande chiarezza e trasparenza e consente a ciascuno di conoscere punti forti e deboli degli altri. Il capo sarà in grado di delegare con maggiore efficacia e di evitare fraintendimenti nei rapporti con i collaboratori e nei rapporti interni al team.

L’esercizio è facilmente replicabile. Ecco alcune domande che possono essere d’aiuto:

Quali incomprensioni hai avuto nel passato con i colleghi/collaboratori?
Può essere che tu non lo abbia saputo in prima persona, ma che ti sia stato riferito da amici

Quale è per te l’aspetto più importante del modo in cui un lavoro viene svolto?
Ad esempio pensa ai materiali prodotti per una presentazione: ti interessa di più l’accuratezza grafica o il contenuto? La precisione dei dati?

In che modo tendi a comunicare?
Alcune persone tendono ad essere dirette e addirittura brutali, altri hanno un approccio più indiretto

Quali sono i tuoi “punti critici”, le cose che ti fanno particolarmente innervosire?
Ad esempio, potresti non amare essere interrotto durante una riunione oppure gradire essere preavvertito se qualcuno non dovesse riuscire a rispettare una scadenza

Hai delle manie?
Ad esempio non sei mattiniero e quindi non vuoi partecipare a meeting importanti prima delle 10.

Tieni presente che l’esercizio serve ad informare il team delle preferenze di ciascuno, ma può richiedere anche alcuni adattamenti nel proprio modo di lavorare. Ad esempio se dal team dovesse emergere che apprezzano avere dei feedback motivazionali e tu sei una persona che solitamente non ne dà, dovrai imparare a farvi ricorso più frequentemente, anche se all’inizio ti sembrerà strano.

Articolo originale Do You Know How Each Person on Your Team Likes to Work? Harvard Business Review